Die Vorgehensweise der kontinuierlichen Verbesserung beruht auf dem PDCA-Zyklus, der in den 50er-Jahren von dem Amerikaner DEMING entwickelt wurde. Der PDCA-Zyklus steht für eine immer wiederkehrende Aufgabe der 4 Teilschritte:

            Planen (plan)
            Durchführen (do)
            Überprüfen (check)
            Agieren bzw. Verbessern (act)

KVP bedient sich der systematischen Vorgehensweise des PDCA-Zyklus, um Verbesserungen initiieren, verfolgen und reflektieren zu können.

Der Prozess des Festlegens von Zielen und des Findens von Verbesserungsmöglichkeiten ist ein ständiger Prozess durch den Gebrauch von Auditfeststellungen, Auditschlussfolgerungen, Datenanalysen, Bewertungen durch die Leitung oder anderen Mitteln. Dadurch werden Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen angestoßen, die eine Änderung des bestehenden Systems im Sinn einer Optimierung zur Folge haben.

Das kontinuierliche Verbessern der Prozesse bedeutet für alle Unternehmensmitglieder, ständig etwas zu lernen, um einerseits flexibel auf sich permanent ändernde Anforderungen reagieren zu können und andererseits das Bisherige immer weiter zu verbessern.